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L’ISTITUTO AGRICOLO COLONIALE E LE SUE ORIGINI
 
La storia della Fototeca corre parallela a quella dell'Istituto Agronomico per l'Oltremare – costituito il 21 aprile 1904 per volontà dell'agronomo fiorentino Gino Bartolommei Gioli con la denominazione di Istituto Agricolo Coloniale - in quanto l'attività per la valorizzazione agricola delle colonie, cui l'Istituto sembrava attribuire un valore fondamentale per la risoluzione della disoccupazione italiana, non poteva prescindere dall'utilizzo della fotografia come elemento documentale per eccellenza.1
E' utile ricordare - ai fini di una maggiore comprensione della storia della Fototeca - che l'Istituto Agricolo Coloniale, fin dalla sua inaugurazione ufficiale2 nell'Aula Magna del R. Istituto di Studi Superiori (Firenze, 22 gennaio 1907) e, nonostante le difficoltà iniziali, si pone essenzialmente come obiettivo primario quello della formazione  di agronomi e tecnici  agrari, con particolare attenzione proprio al perfezionamento e alla specializzazione in agricoltura coloniale.
Per diffondere la conoscenza degli scopi e dell'azione
dell'Istituto, ma altresì per raccogliere informazioni studi e notizie svariate nel campo dell'agricoltura coloniale,3 i membri della Commissione Unica incaricati dell'attuazione del progetto si adoperano, in quegli anni, per ottenere l'adesione degli enti locali e delle competenti autorità governative attraverso un'efficace azione di propaganda. Tale azione si esplica promuovendo una nutrita serie di conferenze su vari argomenti di carattere agricolo coloniale,4 ma soprattutto attraverso la fondazione di un bollettino dell'Istituto "L'Agricoltura Coloniale" che, a partire dal 1907, comincia a funzionare come cassa di risonanza di queste problematiche.
La prima sede, se pur provvisoria, del nascente Istituto è dunque situata in piazza S. Marco 2, perché è nell’aula di Botanica del R. Istituto di Studi Superiori che avrà luogo, di norma, il ciclo di conferenze tenuto da noti e competenti Professori che da tutta Italia confluiranno a Firenze.5
Successivamente – grazie anche all’aiuto e ai contributi finanziari del Governo dell’ Eritrea, del Ministero dell’Agricoltura e del Municipio fiorentino - l’Istituto trova una sede più consona agli scopi che si è prefisso, insediandosi negli splendidi locali concessigli dal Comune di Firenze e facenti parte del Villino posto nel mezzo del parco delle Cascine, a pochi minuti di distanza dalla città, a cui è riunito col tram elettrico.6
L’insediamento dell'Istituto Agricolo Coloniale nei locali delle Cascine, a Piazzale del Re, termina nell'autunno del 1908 con il trasporto e l'ordinamento di tutto il materiale nonché con la classificazione e sistemazione dei prodotti coloniali nel Museo agrario coloniale, ospitato nella bellissima galleria della Palazzina.7
La nascente Istituzione usufruisce quindi di vari aiuti  ed ospitalità. Tra le più importanti quella della "R. Scuola di Pomologia, orticoltura e giardinaggio," che concede all'erigendo Istituto l'utilizzo di un terreno attiguo su cui costruire  una prima grande stufa per la moltiplicazione e la conservazione di piante economiche proprie dei paesi caldi.8Grazie alla tenacia e alla "lungimirante" visione di esploratori e scienziati africanisti quali G. Bartolommei Gioli, P. Villari, P. Barbagli, O. Beccari, L. Franchetti che, in tempi non certo favorevoli all'idea coloniale, si attivano per "formare abili capi coltivatori pei paesi di clima tropicale e sub tropicale i quali potessero alla loro volta costituire un buon elemento dirigente della grande massa della nostra emigrazione, sottraendola a quello stato di inferiorità cui oggi essa è obbligata",9 l'Istituto inaugura così la sua vocazione e funzione didattica.
 E' del 1908 l'attivazione dei corsi - tra cui il più importante quello di agricoltura coloniale tenuto dal Dott. Guido Mangano - a cui s'iscrissero 11 alunni effettivi ed 1 uditore.10
Ed è per supportare adeguatamente la preparazione dei suoi allievi che l'Istituto si pone, fin dall'inizio della sua attività, l'obiettivo di dotarsi del necessario materiale didattico e dimostrativo per quantità e qualità, così da farlo diventare di pratico aiuto all'insegnamento delle varie materie.11 
Fotografie, diapositive e stampe, complessivamente già in numero di circa 100012 si aggiungono al migliaio di volumi e alle oltre cinquecento miscellanee che, alla data del 1910, sono in possesso della  Biblioteca dell'Istituto e in procinto di essere schedati per materie. 
 
Trasformato in  Ente  Morale con Regio Decreto 26 Giugno 1910, l'Istituto continua la sua attività di incremento delle raccolte museali che - oltre  dal conferimento di veste giuridica e personalità morale - è resa possibile dagli aumenti di contributo concessi dal Ministero dell' Agricoltura e dal Ministero degli Esteri, dall' aiuto del governo Eritreo e delle locali Camera di Commercio e Cassa di Risparmio.13

L’INSEDIAMENTO A PALAZZO PONIATOWSKY-GUADAGNI
 
 
L’insediamento nella nuova sede di  Palazzo Poniatowsky-Guadagni, a metà strada fra l'Istituto Botanico e la R. Scuola di Pomologia,14 avvenuto attorno al 1909, segnerà una tappa fondamentale per l’Istituto Agricolo Coloniale in quanto consentirà il radicamento e lo sviluppo della nuova istituzione attraverso una migliore distribuzione degli uffici ed un più soddisfacente collocamento del materiale in progressivo accrescimento.15
Nei documenti da noi consultati, relativamente agli anni dell'insediamento nella nuova sede, manca sempre il riferimento all'ubicazione esatta. Talvolta è presente l’indicazione Viale Principe Umberto, oppure vengono mostrate le immagini della facciata e dell'interno senza mai far riferimento specifico allo storico palazzo, fatto costruire nel 1842, su progetto del Poggi, dal principe polacco Giuseppe Poniatowsky e acquistato poi, nel  1864, da Luisa di Francesco Lee, moglie del Cav. Donato Guadagni.16
 
Solo in un documento del 1935 "Relazione sulla gestione commissariale 1930-1935 a S.E. il Ministro delle Colonie", il riferimento è esplicito e recita così:
L'Istituto, fino dalla sua fondazione, trovò posto nell’ex Palazzo Guadagni concesso gratuitamente dal Comune di Firenze. Dai pochi locali messi a sua disposizione nei primi anni di vita, è passato gradualmente ad occupare tutto lo stabile. E’ stata, questa, una dimostrazione insigne del costante, vigile interessamento alle sorti del nostro Ente, da parte del Comune di Firenze, il quale oltre a concedere l’uso gratuito dei locali, ne ha altresì assunto su di sé la manutenzione e, compatibilmente con le sue possibilità, le migliorie e l’ampliamento.17
Una ulteriore informazione si ricava dal testo con cui Armando Maugini, collaboratore di Bartolommei Gioli fin dal 1912 e poi Direttore dell’Istituto  Agricolo Coloniale  Italiano dal 1924 al 1964, in occasione del cinquantesimo anniversario dell’Istituto, rinnova sulle pagine della “Rivista di agricoltura subtropicale e tropicale” il ricordo di tali esordi:
I primi passi dell’Istituto furono compiuti utilizzando quale sede alcuni locali delle Cascine. Ma nel 1912, quando io mi trasferii a Firenze, l’Istituto era sistemato nel Palazzo Guadagni, a Porta a Prato ed occupava il primo piano ed il mezzanino. Al primo piano vi erano la direzione, le aule scolastiche, la biblioteca, la sala delle conferenze, un museo di prodotti tropicali, alcuni studi e il laboratorio di chimica; nel mezzanino si trovavano gli studi dei pochi tecnici che formavano allora i suoi quadri.18
Una possibile ragione di tale silenzio può risiedere nel fatto che lo storico palazzo, situato sul piazzale di  Porta a Prato, cambia spesso di proprietà e solo nel 1920 diventa stabilmente di proprietà del Comune di Firenze.19
Da alcuni documenti raccolti in ordine sparso e, soprattutto, dalla "Relazione morale sull'attività dell'Istituto nell'esercizio 1913-14", tenuta dall'allora direttore Dott. Gino Bartolommei Gioli al Consiglio d'Amministrazione, emerge con chiarezza un dato illuminante circa la consistenza, già in quegli anni, della raccolta di materiale fotografico utilizzato per fini didattici e come supporto documentario alle missioni e viaggi di studio nelle colonie italiane.
La struttura della futura Fototeca  è già infatti in gran parte delineata: le 2500 diapositive per proiezioni luminose che, a quella data, costituiscono il nucleo del materiale didattico sono ordinate per autore, materia e paese per agevolarne l'uso da parte dei conferenzieri e degli insegnanti che possono valersene mediante apparecchi da proiezione fissi e mobili, posti nelle varie aule.20
Biblioteca, Museo e collezioni iconografiche (tavole, incisioni, fotografie, stereoscopie e film) sono fra loro strettamente correlati poiché agevolare la consultazione delle opere, delle pubblicazioni e del
materiale da studio è uno degli obiettivi principali  che il nascente Istituto si pone.
21
Grazie ai servigi disinteressati di alcuni valenti tirocinanti, ma soprattutto grazie all'abnegazione e capacità di gestione rivelata dai pochissimi funzionari stipendiati - si pensi che nel 1910 il Dott. Oberto Manetti, oltre ad essere adibito alla direzione della biblioteca e delle  collezioni cartografiche, fotografiche e di diapositive era anche preposto alla redazione ed amministrazione della rivista  L' Agricoltura Coloniale22 - l'Istituto incrementa notevolmente la sua attività ed il suo patrimonio museale parallelamente all’ acquisizione di riviste e  volumi specialistici per la biblioteca.
La funzione didattica e la consulenza tecnico-scientifica, interrotte forzatamente durante la prima guerra mondiale, riprendono con vigore negli anni
successivi e si rafforzano in concomitanza con l'incremento della colonizzazione agricola fascista nelle terre d'oltremare.
La magnifica collezione di diapositive per proiezioni, che al 1° luglio 1919 ne contava 279223 viene, ad esempio, incrementata considerevolmente e, nel giro di un solo anno, portata a 4141 pezzi.24
 In tal modo, grazie al ricco materiale illustrativo di cui dispone, l’Istituto può attivare, accanto a quelli ordinari, corsi speciali – le cosiddette “Illustrazioni Agrologiche” - sulle colonie italiane in Africa e i paesi extraeuropei che maggiormente interessavano la nostra emigrazione agricola.25
 
In quegli anni l’Istituto perde ampiamente la sua originaria autonomia e subisce un’ingerenza diretta del Ministero delle Colonie, sotto la cui alta vigilanza viene posto attraverso la promulgazione della Legge 20 luglio 1925, n. 1455.26
Organo consultivo e, al tempo stesso esecutivo, del Ministero delle Colonie, ha il compito di preparare i tecnici e i quadri direttivi e di funzionare come centro di studi, propaganda, informazione e consulenza agricola coloniale. 
Sono questi gli anni in cui, nell'ideologia dell'espansionismo coloniale italiano, si fa strada il concetto di colonizzazione demografica con cui il regime tenta di risolvere il problema della disoccupazione e di stimolare la borghesia agricola italiana a nuove imprese di colonizzazione capitalistica.
E anche la rivista, che dedica parecchio spazio alla descrizione di medie e piccole aziende agrarie, distintesi per aver reso produttive le terre africane, fa propri in quegli anni tali assunti propagandistici.
Successivamente, con la colonizzazione delle province settentrionali della Libia e dell'Etiopia, l'Istituto assume funzioni direttive e di coordinamento degli Osservatori di economia agraria istituiti in ciascuna colonia dal suddetto Ministero.
Nel 1938, con il consolidamento del ruolo coloniale dell'impero fascista, il governo istituzionalizza una situazione di fatto, trasformando l'Istituto in organo tecnico-scientifico del Ministero dell'Africa Italiana nel campo della ricerca e della sperimentazione agraria (Decreto legge n. 2205 del 27 luglio 1938).27
Da organo di diritto pubblico l’Istituto si trasforma in organo dello Stato e modifica il proprio nome in "Regio Istituto Agronomico per l'Africa Italiana”
E' abbastanza evidente, da queste brevi note storiche, che l'attività dei vari Centri di sperimentazione, le ricognizioni periodiche che i funzionari dell'Istituto dovevano compiere in Africa, l'organizzazione di corsi di perfezionamento e di specializzazione in agricoltura coloniale, la collaborazione con agricoltori o studiosi che operavano in regioni tropicali, le innumerevoli conferenze illustrate da proiezioni  e la funzione di informazione e consulenza dell'Istituto erano state ampiamente supportate dal mezzo fotografico e da una struttura consolidata quale era appunto la Fototeca dell’Istituto.
Non bisogna dimenticare, inoltre, che alla guida dell’Istituto, fin dal 1924, era il Professor Armando
Maugini,28 la cui personale passione per la fotografia, utilizzata con finalità non solo essenzialmente agronomiche all’interno di numerosissime missioni esplorative, è testimoniata da 4723 negativi di medio formato (lastre di vetro e pellicole) e da circa 11.200 fotogrammi 24x36 mm (formato Leica).
Era quindi abbastanza naturale che la fotografia e la sua archiviazione svolgessero un ruolo predominante nell’ambito di una campagna di censimento che si affidava al mezzo visivo per affrontare i problemi della conoscenza dei territori e delle popolazioni delle colonie africane.
I documenti in nostro possesso – nella maggioranza dei casi “Relazioni morali sull’attività dell’ Istituto”, presentate al Consiglio d’Amministrazione e pubblicate sulle pagine della rivista “L’Agricoltura Coloniale” – non riescono tuttavia a fornirci dati illuminanti ed esaustivi sulle modalità con cui era organizzata l’attività della Fototeca in quegli anni. 
Non potendo confortare le nostre intuizioni con riscontri oggettivi, forniti da documenti scritti, poiché il materiale relativo a quel periodo è andato perduto, o forse è disperso in qualche soffitta, abbiamo dovuto necessariamente provare ad interrogare il materiale iconografico e a incrociare le poche informazioni ufficiali con l’analisi dei dati riportati nei registri di ingresso e in alcune immagini.
Ci chiediamo, ad esempio, chi fosse il responsabile della Fototeca e quanti fossero gli impiegati addetti alla sua cura all’epoca in cui l’Istituto aveva sede a Palazzo Poniatowsky-Guadagni. 
Da alcune lastre alla gelatina ai sali d’argento, da noi fortuitamente ritrovate fra il prezioso materiale della collezione che aspetta di essere ordinato e catalogato, abbiamo ricavato la ragionevole certezza che, a partire dagli anni Trenta,  gli addetti fossero almeno due.29
Sicuramente, all’epoca, la Fototeca era connessa anche fisicamente al Museo e alla Biblioteca dalla quale, per tutto il corso degli anni Venti, è sicuramente dipesa.
Nella “Relazione morale sull’attività dell’ Istituto dal luglio 1919 al dicembre 1920” presentata dall’allora  Direttore Dott. Nallo Mazzocchi-Alemanni al Consiglio di Amministrazione  si legge infatti: 
La biblioteca, (comprende) opere, miscellanee, carte geografiche e topografiche, fotografie, stereoscopie e diapositive (…)
Fa parte della Biblioteca la magnifica collezione di diapositive per proiezioni, che al 1° Luglio 1919 ne contava 2792. Di questa collezione fu particolarmente curato l’incremento, e si riuscì (…) a portarla a 4141 numeri con il considerevole aumento, cioè, di 1349 vetrini.30
Ma una stretta relazione doveva senza dubbio esistere anche tra la Fototeca e il Museo.
In un piccolo opuscolo, edito nel 1928 dallo stesso Istituto, in cui si ripercorre la storia ed il funzionamento dell’istituzione, si accenna infatti a tale collegamento:
Al Museo si riconnette la Collezione iconografica dell’ Istituto comprendente un’importante serie di 5000 diapositive, oltre a tavole, incisioni, fotografie, stereoscopie, films cinematografici, e una raccolta di esemplari dimostrativi per le lezioni delle varie materie d’insegnamento.
Le collezioni sono decorosamente collocate ed ordinate in apposite vetrine ed accessibili al pubblico tutto l’anno.31
 
L’informazione dedotta dall’analisi dei dati e dalle date di costituzione degli album, ci è stata confermata, anche successivamente, dal ritrovamento di alcune lastre di vetro alla gelatina ai sali d’argento e da stampe fotografiche che sicuramente risalgono al marzo 1940,32 in cui è visibile la collocazione degli album all'interno della vecchia sede di palazzo Poniatowsky-Guadagni.
Le stampe fotografiche, consentendo l’ingrandimento di alcuni dettagli, ci forniscono inoltre altre preziose informazioni sull’archiviazione del materiale fotografico.
La consistenza numerica del nucleo “storico” degli album sembra inoltre corrispondere alla somma  totale presente nell’elenco dattiloscritto, privo di data, "Inventario degli album esistenti in Fototeca" che probabilmente era stato redatto in vista del trasferimento di sede.33
Il razionale funzionamento della struttura ed il suo potenziamento, a partire dall'ampliamento della sede, considerata insufficiente a contenere le accresciute funzioni dell'Istituto, è invece uno dei leit-motiv che ricorre frequentemente nei documenti dell’epoca e sul quale si concentra anche l’attenzione della stampa locale.
Già nella “Relazione sulla gestione commissariale 1930-1935”, presentata dal Senatore Luigi Bongiovanni, Regio Commissario dell’Istituto Agricolo Coloniale Italiano a S.E. il Ministro delle Colonie, si sottolineava la necessità di un ampliamento della sede di Palazzo Poniatowsky–Guadagni:
Perché tutti i servizi dell’Istituto possano trovare la loro degna e definitiva sistemazione, in vista anche dei nuovi progetti scolastici allo studio, sono ancora necessari lavori che richiederanno la costruzione di una nuova ala del palazzo e alcuni adattamenti nei locali esistenti. La quistione, minutamente elaborata, ha dato luogo alla formulazione di un progetto, da parte dell’ Ufficio tecnico municipale, in accordo coi dirigenti dell’Istituto.34
L’ampliamento avrebbe lievemente prolungato, come si può evincere dal progetto accluso, l’ala Est lungo il viale Principe Umberto, l’attuale viale Belfiore.35
L’entità della modifica dovette sembrare irrilevante per colmare l’angustia della sede di Porta a Prato se, di fatto, tale ampliamento non si realizzò mai.


LA NUOVA SEDE DEL R. ISTITUTO AGRONOMICO PER L’AFRICA ITALIANA
 
 
La Direzione e il Comitato d’Amministrazione del R. Istituto Agronomico per l’Africa Italiana preferirono convogliare energie e risorse economiche nella costruzione di una nuova sede, da erigersi nella zona di San Gervasio, nel vasto appezzamento di terreno contiguo all'Istituto dei ciechi, dove un tempo sorgeva la vecchia polveriera.
La nuova sede, almeno nelle intenzioni dei progettisti (l'Ingegner Giuntoli e il Professor Veneziani) avrebbe dovuto essere un edificio a tre piani con una facciata a sviluppo lineare di circa 160 metri dotata all'interno di un modernissimo complesso di impianti e servizi.36
Dalla planimetria del progetto originario, fortunatamente quanto casualmente ritrovata fra il
materiale presente nell'archivio, risulta che la Fototeca avrebbe dovuto essere collocata al piano terreno vicino ai laboratori, alla biblioteca e alle collezioni del museo.37
Invece, a costruzione ultimata, la nuova sede del R. Istituto Agronomico per l'Africa Italiana vide una diversa disposizione delle aule scolastiche, dei laboratori, della biblioteca e Fototeca oltre ad un ridimensionamento della sua estensione architettonica.38
Per la costruzione della nuova sede l’Istituto usufruì di agevolazioni ed aiuti da parte del Comune di Firenze che si impegnò a cedere gratuitamente allo Stato l’area di San Gervasio (mq. 13.169,97) e a corrispondere il ricavato della vendita di Palazzo Poniatowsky–Guadagni (L. 600.000), quale concorso per l’arredamento della nuova sede, la sistemazione del terreno annesso, la funzionalità delle serre e di tutti i servizi relativi all’Istituto.
39
 Tuttavia durante la fase di esecuzione dei lavori si verificarono alcuni inconvenienti che portarono necessariamente a rivedere i progetti originari e a ridimensionare anche la struttura architettonica.
In primo luogo si lamentò una deficienza di fondi, dovuta in parte all’aumento dei prezzi dei materiali, in concomitanza con l’entrata in guerra dell’Italia, e successivamente, la mancata approvazione da parte del Consiglio dei Lavori Pubblici del progetto relativo all’ala di fabbricato prevista per il Museo.40 Nonostante ciò l’Istituto riuscì a trasferire gli uffici, in tempi ragionevoli, nel nuovo fabbricato di via Fibonacci e a funzionare regolarmente nella nuova sede, a partire dall’ 8 gennaio 1941.41
Dai verbali del Consiglio di Amministrazione del “R. Istituto Agronomico per l’Africa Italiana” si apprende che il trasferimento del materiale, previsto in due turni,  venne invece effettuato totalmente e in tutta fretta a causa di una richiesta urgente del Comune, giustificata da esigenze di carattere militare.42
Per il trasporto del materiale l’Istituto utilizzò la Soc. Naz. Gondrand che, tramite dei grossi automezzi,
effettuò ben 61 viaggi.43
Nonostante le difficoltà derivanti dalla partecipazione italiana alla guerra il Comitato di Amministrazione si impegnò a non sospendere i lavori di sistemazione previsti, per non compromettere il necessario assetto dell’Istituto.
Si operò, in primo luogo, per sistemare adeguatamente gli ambienti destinati alla Biblioteca e
alla Fototeca e successivamente gli uffici della Direzione, della Segreteria, dell’Archivio, dell’Amministrazione oltre ai locali destinati al Museo documentario e scientifico.
I lavori vennero fatti in economia preoccupandosi di trasformare e riverniciare i vecchi mobili in legno della Biblioteca e della Fototeca per adattarli alle nuove planimetrie. Si riuscì così ad acquistare solamente un armadio, uno speciale schedario e una piccola libreria.44
Al momento dell’inaugurazione della nuova sede, avvenuta l’11 novembre 1942 all’insegna della più austera semplicità,45 la Fototeca, la cui struttura e funzionamento erano già ampliamente delineati, era annessa fisicamente agli uffici della Direzione e quindi sistemata al primo piano dell'edificio, nei locali dove ha sede attualmente l'ufficio tecnico. 
Ma, non essendo le due stanze sufficienti a contenere tutto il materiale fotografico raccolto, la Fototeca finì per occupare, inevitabilmente e stabilmente, lo spazio dei corridoi antistante gli uffici.
Nei corridoi furono infatti collocati dei grandi armadi di legno, provvisti di chiusura, prodotti dalla falegnameria interna all'istituto.46
E' ragionevole pensare che questa diversa destinazione d'uso sia dipesa in gran parte da motivi organizzativi relativi allo sfruttamento delle risorse umane a disposizione.
Nonostante la grande attività e produzione della Fototeca,  gli addetti al suo funzionamento erano infatti in numero esiguo e spesso dovevano occuparsi anche di ottemperare ad altre mansioni.
E' esemplificativo il caso della Signora Giovanna Garella47 che, pur essendo  dal 1939 responsabile della Fototeca, continua  contemporaneamente a svolgere le precedenti mansioni di impiegata-dattilografa al servizio dell'allora  Direttore Dott. Armando Maugini. 
Forse questa è una delle ragioni che spiega la collocazione dei locali della fototeca al primo piano, in prossimità dello studio del Direttore.
Le fonti orali (interviste rivolte alla Signora Maria Torrini Bigazzi, alla Signora Ernesta Sechini Ciuchini e alla Dott.ssa Giovanna Fortuna, ex dipendenti in pensione dell'Istituto Agronomico d'Oltremare), di cui ci siamo avvalsi per sciogliere alcuni nodi irrisolti ed ampliare il numero delle informazioni in nostro possesso,48 sono infatti servite a rendere più ricca e trasparente la documentazione e ad allargare il campo di indagine offrendo la possibilità di inserire nella ricostruzione storica soggetti od episodi finora rimasti ai margini: mi riferisco in modo particolare alla figura di Giovanna Garella, segretaria di  Maugini e responsabile della Fototeca dal 1939 al 1972,  a cui si deve la ricchezza e la puntualità delle informazioni che accompagnano la gran parte del materiale fotografico ivi raccolto. 
Figlia di un affermato scultore,49 la solerte "signorina Giovanna Garella"  viene assunta nel 1927 dall'Istituto Agricolo Coloniale in qualità di impiegata -dattilografa, addetta alla segreteria. 
In realtà le sue mansioni sconfinano ben presto da tale ruolo e, in qualità di braccio destro di Armando Maugini, la portano  ad occuparsi sempre più assiduamente della Fototeca.
A detta della Signora  Maria  Bigazzi Torrini, da noi intervistata nel novembre 2003, la struttura
organizzativa  della Fototeca ruotava principalmente attorno a queste due figure e alla passione che entrambi avevano per l'arte e la fotografia.
E' estremamente significativo, per comprendere appieno un certo modo di lavorare, il tono e il contenuto di una lettera, ritrovata fra i documenti d'archivio, che reca la data 10 marzo 1940/XVIII. 
In tale lettera - indirizzata dalla Signorina Garella a Libera Forghieri, dell'Ente per il Cotone dell'Africa Italiana - vengono precisate  la filosofia e la struttura organizzativa che sicuramente  resero, a suo tempo, così efficiente  il funzionamento di questa Fototeca e che ci permettono ancora oggi di poterne trarre, a piene mani, informazioni ricche e preziose.
Cara Libera,
rispondo alla tua del 2 corr. scusandomi del ritardo.
Tutto il materiale fotografico che giunge all'Istituto viene riunito per missioni o viaggi di studio, perchè è nostro vivo desiderio che risulti sempre chi ha eseguite le fotografie o chi le ha donate. Perciò le collezioni vengono sistemate in appositi albums e classificate per indice geografico. Sul frontespizio di ciascun album, viene scritto, come ti ho detto, il nome di chi ha compiuto la missione, la data più un breve sommario degli itinerari percorsi.
La fototeca dell'Istituto possiede fotografie di varie grandezze, nella generalità tutte ottenute per contatto e cioè 6x6, 6x9, 9x12 e formato Leica.
Nel prossimo avvenire, quando cioè avrò sistemato tutti i viaggi di studio compiuti nell'Africa italiana e in vari possedimenti stranieri, formerò degli albums per materia nei quali figureranno le più belle ed interessanti fotografie che verranno ingrandite del formato 13x18. Ognuna di queste, oltre alle necessarie didascalie, porterà il nome del fotografo, il numero del rullo e del fotogramma, o del filmpak e la data di quando è stata compiuta la missione, indicazioni necessarie nel caso si volessero fare altre copie.
Non appena ci giungono i negativi si ha cura di fare un elenco (...) dei soggetti che contiene il rullo. Fatta questa prima identificazione si numereranno tutte le positive dopo di che si attaccheranno sugli album, ripetendo le stese didascalie scritte nell'elenco.
Generalmente le negative vengono impressionate con ordine e cioè per regione o per Governatorato, o per materia, per ciò non è necessario numerarle; basterà solo dare un numero d'ordine ai filmpaks o ai rulli perché questi sono già, come avrai visto, numerati progressivamente. Ci giungono anche negative alla rinfusa, in questo caso le riunisco per regione o per materia e poi le numero. Detto numero deve essere scritto in inchiostro nero ad un lato della negativa (dalla parte gelatinosa) e poi ripetuto sulla positiva.50
 
Instancabilmente - secondo quanto è stato raccontato nelle interviste - la signorina Garella provvedeva a fornire, ai vari tecnici e dottori in agraria che partivano per le missioni di studio, il necessario materiale (macchine fotografiche del formato Leica e rulli fotografici) per la documentazione fotografica, raccomandandosi sempre di scattare immagini di piante e altri soggetti particolari.
Al rientro dalle missioni si faceva consegnare gli appunti di viaggio che sarebbero serviti come base per la creazione delle didascalie oppure chiedeva personalmente agli autori delle immagini di dettarle tutte le informazioni utili per la formazione del titolo.
Era sempre lei inoltre che provvedeva alla selezione delle immagini più belle ed interessanti da ingrandire e collocare negli album.
Ma forse il dato più significativo delle molteplici attività svolte da Giovanna Garella sta nell'aver previsto, in accordo con quanto avveniva per il materiale librario, una molteplice schedatura per materia / indice geografico / ente di ogni fotografia in possesso della Fototeca.
E' utile ricordare che la Fototeca provvedeva a raccogliere, ordinare e classificare non solo tutto il materiale fotografico proveniente da missioni compiute dai vari funzionari dell'Istituto, ma anche il materiale inviato da tecnici operanti in zone tropicali o subtropicali, gli omaggi di privati e studiosi, di istituzioni scientifiche o derivante da acquisti. Materiale dunque non sempre omogeneo e non sempre provvisto del negativo originale.
Provvedeva inoltre alla preparazione di diapositive e schede illustrative per tutti quei soggetti che avevano un riferimento preciso ai compiti scientifici e didattici affidati ai vari laboratori dell'istituto. 
Era pertanto necessaria, al fine di facilitare  la ricerca immediata di un determinato soggetto, non solo una razionale inventariazione ma anche una proficua e molteplice schedatura di ogni fotografia.
 
 
 
LA STRUTTURA ORGANIZZATIVA DELLA FOTOTECA ATTORNO AGLI ANNI QUARANTA
 
 
Dalle informazioni contenute nei  documenti trovati in archivio, ma soprattutto dall'analisi dei registri  degli inventari, è possibile tentare di ricostruire una mappa della situazione relativa al funzionamento della Fototeca attorno agli anni Quaranta. 
 
Archivio Diapositive
Da un dattiloscritto, redatto in data 9 Novembre 1941/XX, dal titolo "Riunione per la Fototeca" si evincono importanti informazioni relative alla gestione dell’archivio diapositive e al suo futuro utilizzo:
Le diapositive sono raggruppate nelle seguenti categorie: 
a) diapositive che non hanno alcun riferimento 
    geografico;
b) diapositive relative all'Africa Italiana distinte nei 
    seguenti gruppi:
    1) Tripolitania = con sigla  T
    2) Cirenaica = con sigla C
    3) Africa Orientale Italiana = con sigla A.O.I.
c) diapositive relative alle Isole Italiane dell'Egeo =    
    con sigla I
La schedatura delle diapositive è fatta per:
a) Indice Geografico;
b) Per materia;
c) Per singole Aziende Agrarie (Enti di 
   Colonizzazione, Istituti ed Imprese Private)51
 
Dai tre registri, che funzionavano da inventario, e dai numerosi registri suddivisi per soggetto (Agronomia, Agricoltura, Cirenaica, Etiopia, Isole Italiane dell'Egeo, Paesi Vari, Tecnologia, Tripolitania, Varie, Zoologia-Zootecnica-Entomologia), ritrovati fra il materiale d'archivio, abbiamo ricavato alcune interessanti informazioni circa la consistenza di un primo nucleo di diapositive (5780 lastre di vetro) prodotte dall'agosto 1913 al maggio 1934 e schedate per materia/soggetto.52
Dopo il 1934 la produzione delle lastre diapositive viene a calare poiché la proiezione di diapositive per le lezioni didattiche è sostituita, per motivi di praticità, da schede rosa e celesti di formato 26,5 x 24,5 cm su cui vengono incollate le stampe  fotografiche. Di questa sorta di schedario illustrato ogni singolo laboratorio doveva essere munito.
 
Archivio Negativi
In data 9 novembre 1941/XX  i partecipanti alla riunione di servizio della Fototeca - nelle persone del Direttore Prof. Maugini, Prof. Ferrara, Dott. Bartolozzi e Signorina Garella - decidono di 
iniziare una numerazione progressiva di tutti i negativi esistenti non tenendo conto del riferimento cronologico delle singole negative. Ciò non toglie che ogni missione di studio, donazione, acquisto, ecc. abbia un proprio specifico riferimento numerico.
Rimane precisato che la numerazione progressiva generale si riferisca ad ogni singolo negativo, indipendentemente dal formato adottato, ad eccezione dei fotogrammi raccolti in appositi filmi che porteranno un unico numero progressivo di riferimento (rotoli leica, ecc.).53
 
Non ci è stato finora possibile appurare come fosse ordinato il copioso e prezioso materiale, presente nell' Archivio negativi prima di quella data, poiché i documenti in nostro possesso sono tutti successivi.
Ci è però chiaro come sarà inventariato e schedato a partire da quel momento.
La fototeca risulta costituita da due gruppi di fotografie:
a) fotografie di cui si dispongono i negativi (curate 
    dall'Ente o di qualsiasi altra provenienza)
b) fotografie di cui non si dispongono i negativi.
Ogni fotografia che giunga alla fototeca (...), sia ottenuta da negativi a disposizione dell'Ente, sia di qualsiasi altra provenienza, viene registrata nell'apposito registro d'entrata.
Le fotografie della prima serie ricevono la numerazione in cifre arabe e quelle della seconda serie in cifre arabe precedute dalla lettera maiuscola A. Il registro d'entrata reca le seguenti indicazioni: data, luogo, soggetto, autore, annotazioni per la prima serie; data, luogo, soggetto, autore, collocazione album per la seconda serie.
Per le fotografie della prima serie, di cui si disponga cioè di negativi, viene stampata una copietta nel formato normale del negativo, da applicare nel catalogo generale dove verrà riportata la numerazione del catalogo in entrata e gli estremi della fotografia, del fotografo e la data, quali risultano dal registro- inventario di entrata.
I negativi saranno disposti in apposite bustine contrassegnate con il medesimo numero di ordine e collocate nel mobile apposito.
Delle fotografie di questa prima serie che risultino avere particolare interesse verranno fatti ingrandimenti che a loro volta verranno collocati negli album, distinti per materia.
Gli ingrandimenti saranno fatti nel formato 8x12,5.
Qualora una fotografia interessi diverse materie, sarà collocata nell'album corrispondente all'argomento di maggiore importanza.54
 
Collezione Album fotografici
Si presuppone che al momento del trasferimento nella nuova sede la collezione degli album fotografici contasse all'incirca 190  album, per intenderci quelli
attualmente contrassegnati dalla sigla paese AOI (Africa Orientale Italiana), ER (Eritrea), SO (Somalia), LY (Cirenaica e Tripolitania, l'attuale Libia).
L'informazione, dedotta dalle date di costituzione degli album, ci è stata confermata da fonte orale e successivamente, dal ritrovamento di alcune lastre di vetro in cui è visibile la collocazione degli album all'interno della vecchia sede di palazzo Poniatowsky-Guadagni.55
La consistenza numerica del nucleo “storico” degli album - riconoscibili perché il titolo originale, corrispondente generalmente alla missione di studio, è sempre presente sul dorso, impresso in incavo dorato - sembra inoltre corrispondere, come già dicevamo, alla somma  totale presente in un elenco dattiloscritto, privo di data, "Inventario degli album esistenti in Fototeca" che sicuramente era stato redatto in vista del trasferimento di sede.56
Ci risulta che tali album, la cui segnatura originaria va dal numero d'inventario 2144 al numero 2292, fossero stati acquistati in una cartoleria del centro dalla signorina Garella, che ne aveva deciso perfino il colore.57
Da documenti ritrovati fra varie carte, alcuni anche di epoca successiva alla sistemazione nella nuova sede, provengono informazioni interessanti circa il metodo di lavoro adottato nella costituzione degli album. 
Sicuramente dopo aver stampato a contatto tutti i negativi ed aver provveduto a numerarli ed identificarli, gli addetti alla Fototeca sistemavano le immagini positive, riunite per missioni o viaggi di studio, in appositi album che recavano un numero progressivo e le numeravano singolarmente con lo stesso numero del negativo.
 
Sul frontespizio di ciascun album viene precisato il nome del donatore o del funzionario  che ha eseguito le fotografie durante la sua missione, viaggio, ecc; l'epoca in cui sono state fatte le fotografie, il paese, le località e il soggetto.
Quelle fotografie che non hanno i relativi negativi, vengono lo stesso sistemate in album e numerate progressivamente, però per queste viene indicata la inesistenza dei negativi stessi.58
 
Schedario per materia e indice geografico
Già nel settembre 1943 un dattiloscritto dal titolo "Disposizioni per la Fototeca" prevedeva quanto segue:
Di ogni fotografia verrà compilata una o più schede, sì da permettere il facile reperimento. Le schede saranno compilate scrivendo nella prima riga, come parola d'ordine, la voce di materia, nella seconda riga la descrizione della fotografia, nella quarta riga il nome del fotografo e la data. La collocazione risultante nella scheda recherà la lettera corrispondente all'album e, per le fotografie eseguite a cura dell'Ente di cui si disponga dei negativi, il numero d'ordine d'entrata. Per le fotografie che, pure essendo collocate in un solo album, interessino più argomenti, potranno farsi delle schede di rinvio.59
 
Schedario Illustrato per materia
Sicuramente la costituzione di uno schedario illustrato per materia, la cui funzione principale è quella di facilitare la ricerca immediata di un determinato soggetto, è strettamente connessa alla decisione presa dai responsabili della Fototeca, nel novembre 1941, di interrompere la produzione di lastre diapositive e di sospenderne la visione sullo schermo.
In quella occasione viene sottolineata la necessità per ogni laboratorio di munirsi di un apposito schedario (schede munite di fotografie) di quelle diapositive che hanno uno specifico riferimento ai compiti scientifici e didattici affidati ad ogni laboratorio stesso.60
Successivamente si provvide a selezionare le migliori e più significative fotografie esistenti nella fototeca61 per la compilazione di uno schedario illustrato generale. 
 
Laboratorio di sviluppo e stampa
Da alcune lastre di vetro conservate in Fototeca e dalle relative stampe fotografiche, inserite nell'album contrassegnato dalla sigla paese 32 IT, si desume quanto fosse consistente la produzione della Fototeca se, già nel 1942, si appoggiava ad un piccolo laboratorio interno (provvisto tra l'altro di attrezzatura per  la  micro  e macrofotografia)  per  lo sviluppo e la stampa del materiale fotografico, proveniente dalle missioni o viaggi di studio compiute dai vari funzionari dell'Istituto.62
Era inoltre abitudine a quel tempo utilizzare le immagini fotografiche, stampate in grande dimensione,  per abbellire gli uffici dei dipendenti e per arricchire le bacheche del Museo di prodotti agricoli, zootecnici e forestali.
Responsabile del laboratorio - situato al secondo piano dell'Istituto - era allora il signor Enrico Benci.63
L’emergenza della guerra incise in modo profondo sull’attività della Fototeca poiché, data la preziosità e la fragilità del materiale fotografico ivi contenuto, la maggior parte delle collezioni esistenti furono messe al sicuro in locali murati.64 
La sistemazione venne dunque interrotta e si rimandarono a tempi migliori il riordinamento degli inventari e delle collezioni.
Anche la produzione e la donazione di materiale fotografico subirono un rallentamento notevole, come si può evincere dall’analisi dell’archivio negativi e della collezione degli album.
Si pensi che, dal 1910 al 1940, la Fototeca  aveva inventariato e catalogato 5780 diapositive su vetro e all’incirca 14.000 negativi, tra lastre e pellicole di medio formato, oltre a circa 13.000 fotogrammi 24 x 36 mm (363 buste portanegativi per pellicola 135, mantenuta nel formato a strisce).65
Dopo tale data la produzione andrà a calare drasticamente per circa un decennio, per poi riprendere progressivamente a partire dai primi anni Cinquanta.  
Furono quelli gli anni in cui l’Istituto fornì assistenza ai programmi post bellici di emigrazione agricola assistita, particolarmente in America Latina, preoccupandosi di analizzare e valutare le potenzialità naturali e le concrete possibilità migratorie.
Sempre in quegli anni fornì assistenza allo sviluppo dell’organizzazione agricola somala, prima nell’ambito delle attività dell’Amministrazione Fiduciaria Italiana in Somalia (1950/60) e poi attraverso l’Assistenza Tecnica alla Repubblica Somala (1960/65).66
In previsione dell’indipendenza dell’ex colonia, l’Istituto si adoperò attivamente per
lasciare alla nuova
nazione un apparato agricolo produttivo il più adeguato alle condizioni fisiche e climatiche 67
Un momento di particolare esaltazione e fervore organizzativo venne vissuto inoltre durante la preparazione della “Mostra d’Oltremare e del Lavoro Italiano nel mondo” (Napoli, 1952).
In occasione della mostra vennero esposte in un apposito padiglione, a totale carico dell’ente organizzativo, 32 grandi fotografie e 12 foto luminose, oltre a vari grafici per illustrare l’organizzazione  dell’Istituto, le sue attività scientifiche e didattiche e il lavoro svolto dall’Italia nei suoi ex possedimenti africani e in America Latina.68
Nonostante tali momenti positivi e la tenacia ammirevole dei dirigenti dell’Istituto e degli addetti alla Fototeca, che continueranno a lavorare e a catalogare in maniera puntuale e precisa tutto il materiale pervenuto, la struttura risentirà negativamente del lungo periodo di incertezze e mortificazioni che, dal 1947 al 1962, coinvolse l’ Istituto e la sua stentata e precaria esistenza,69 a causa dell’incapacità del Governo italiano di trovare una soluzione soddisfacente al suo necessario potenziamento e riordinamento.70
Non si assisterà ad una vera e propria paralisi – e questo grazie alle capacità individuali delle persone addette alla cura della Fototeca – ma neanche ad un periodo di rinascita ed incremento di attività come ci si sarebbe potuto aspettare.
I dati, ancora una volta, ci forniscono interessanti spunti di riflessione e ci informano sull’andamento dell’attività di catalogazione e sulla capacità di tenuta della struttura che, dal 1950 al 1980, archivia e cataloga 3800 negativi di medio formato e circa 22.600 fotogrammi 24 x 36 mm (628 buste portanegativi per pellicola 135). 
Non molto dissimile  la situazione sul versante della costituzione degli album che, in questo periodo,
confluiscono ancora in modo consistente nelle raccolte dell’Istituto, grazie anche alle  donazioni di Enti e privati. 71
La  Fototeca risentì comunque, anche se non in modo drammatico, del lungo periodo di incertezza istituzionale e fu costretta a vivere una fase di decorosa ed attiva sopravvivenza pur essendo  consapevole della propria vitalità.
Sono illuminanti le parole e il tono accorato con cui, in una riunione del Comitato di Amministrazione del luglio 1961, il Presidente Armando Maugini  espone ai convenuti la sua visione dei fatti:
Da oltre 10 anni è in corso di esame uno schema di disegno di legge che, dopo vicende varie, si trova ancora dinanzi al Parlamento. E sembra si discuta ancora se l’ Istituto debba dipendere da un Ministero o dall’altro, se debbano prevalere le funzioni didattiche o altre attività che si svolgono da tempo all’ Istituto.(…)
Si deve notare, anche se può riuscire amaro il riconoscerlo, che allo scarso interessamento di molti uomini politici italiani, fece e fa contrasto la crescente attenzione di numerose personalità straniere e di istituzioni e centri di studio di molti paesi esteri.(…)
Questi contatti, queste attenzioni (…) rendono più amara e penosa la nostra attesa e mettono qualche volta a disagio nella constatazione di alcune gravi carenze di cui soffre l’Istituto.
Esso è  infatti, vivo e vitale, ma invecchiato, dopo 20 anni di disinteresse pressoché totale.72
 
Ma, la disillusione e l’acredine, non impedirono mai a Maugini, e a tutto lo staff che attorno a lui ruotava, di perdere di vista l’obbiettivo primario rappresentato dalla necessità di ridefinire il ruolo e i compiti dell’Istituto, al fine di irrobustirne e potenziarne la struttura.
Struttura che godeva – a quanto risulta da un interessante opuscolo, forse pubblicato ad hoc nel 1959, per spingere il governo italiano a prendere una
decisione – di buona salute ed aveva piena coscienza delle capacità e possibilità di espansione dei propri organi.
Si  legge infatti a proposito della Fototeca:
 
La Fototeca (due locali) è venuta costituendosi gradualmente coi materiali fotografici delle varie missioni di studio compiute dal personale e da altri tecnici. Essa è in continua espansione. Le collezioni sono ordinate in modo da consentire il facile reperimento dei soggetti desiderati. Le serie più ricche si riferiscono a diversi territori dell’America latina e del Continente africano. Quelle relative agli ex possedimenti africani hanno un notevole valore documentario. Si trovano nella Fototeca, in deposito, i negativi di numerose serie dell’ Amministrazione Fiduciaria Italiana della Somalia. La consistenza attuale è di circa 50.000 negative con relative positive e di 8.000 diapositive; oltre a numerosi album offerti in dono alla Fototeca e che si riferiscono quasi tutti ad attività agricole svolte da italiani nei paesi tropicali.
La Fototeca possiede anche una modesta attrezzatura per riproduzioni, microfilms, riprese dirette, presentazione di films, ecc., cioè di vari tipi di macchine fotografiche, di una Paillard 16MM da ripresa, di tre proiettori (da 35-16 e 8 millimetri), di un epidascopio e di materiale vario per la conservazione delle foto e delle pellicole. Oltre a rispondere alle esigenze dei vari servizi dell’Istituto, con speciale riguardo ai diversi insegnamenti, la Fototeca è ben conosciuta in taluni ambienti di studiosi, di editori, di istituti universitari ecc., i quali attingono largamente alle sue collezioni.
 
Essa si è dimostrata utile anche ai fini dell’assistenza che l’Istituto concede a coloro che desiderano informazioni e consigli, nella imminenza di viaggi all’estero, per svolgervi attività nel campo economico. Le fotografie infatti, se opportunamente commentate da personale specializzato, rappresentano
una documentazione viva e fedele, capace di dare elementi di orientamento a coloro che ne facciano oggetto di diligente esame. 73
I rapporti della  Fototeca con l'editoria e il mondo dell'Università furono infatti, per diversi anni, molto intensi: oltre a fornire copioso materiale fotografico a mostre ed esposizioni in diverse città italiane e straniere, la Fototeca annoverava molteplici “clienti” fra gli studiosi, gli studenti, i Ministeri e le Ambasciate,  le Organizzazioni Internazionali (ICLE, CEE, FAO, CIME), le case editrici italiane e straniere (Arnoldo Mondadori, Utet, Zanichelli, Curcio, Touring Club Italiano, Edizioni d'Arte C. Bestetti, Einaudi, Editori Riuniti, Fabbri, ecc), Istituti ed Enti vari (RAI, Istituto LUCE, Società Edison, Società SIMBA).74
Nel nuovo clima di attività europeiste che si era delineato nei primi anni Sessanta e nella rinnovata attenzione ai programmi di assistenza tecnica e finanziaria dei paesi in via di sviluppo, l’Istituto aveva tutte le carte in regola  per tornare ad essere protagonista.
L'impedimento era però rappresentato dalla vaghezza che aleggiava attorno alla sua figura giuridica.
La legge n. 430 del 29 aprile 1953 aveva soppresso il Ministero dell'Africa Italiana e trasferito le attribuzioni relative all'Istituto – ridenominato, con ordine di servizio, Istituto Agronomico per l'Oltremare - al Ministero degli Affari Esteri ma non ne aveva delineata in maniera precisa la fisionomia.75
Lo stesso dicasi per la Legge n.1612, pubblicata sulla Gazzetta Ufficiale n.301 del 30 novembre 1962, che, pur consolidando la dipendenza delle attività dell'Istituto dal Ministero degli Affari Esteri e preoccupandosi di infondergli nuove possibilità, mettendolo
per la prima volta in rapporto diretto col Ministero dell’Agricoltura e delle Foreste e con quello del Lavoro e della Previdenza Sociale 76 non riesce a ridefinirne il ruolo e ad affermarne l'autonomia.
Nella soluzione indicata dalla Legge n.1612 del 30 novembre 1962 venne però accolta appieno la denominazione di “Istituto Agronomico per l’Oltremare” proposta da Armando Maugini  e la riflessione con cui l’allora Direttore motivava la necessità del mutamento della precedente denominazione: Il permanere della denominazione di Istituto Agronomico per l’Africa Italiana, in atti ufficiali, oltre ad essere una incongruenza inammissibile, determinò e determina, nell’opinione pubblica, dubbi e perplessità nei riguardi dell’Istituto (…)77  
 
Ciononostante una sorta di disaffezione dilagante a tutto ciò che sembrava ricordare il passato coloniale impedì all’Istituto di superare in breve quella che poteva essere solo una fase interlocutoria e di transizione.
Inoltre la Legge n. 1612 non fu mai seguita dall'emanazione di un regolamento di esecuzione e ciò contribuì non poco alla burocratizzazione dell'Istituto e al rafforzamento della figura del Direttore, peraltro anche Presidente del Comitato (e non più Consiglio) di amministrazione e quindi rappresentante legale dell'Istituto stesso. 
La rapida successione di ben 13 Direttori Generali nell’arco di un ventennio (1964/1984)78 e l’impossibilità dunque di imprimere orientamenti duraturi alle attività dell’Istituto incise negativamente sulla ricerca scientifica e sulla motivazione professionale, consentendo solo lo svolgimento, in un’atmosfera alquanto depressa, di un’attività rallentata, quasi unicamente dedicata a studi e ricerche in patria ed a studi e revisioni delle attività passate.79

DAGLI ANNI OTTANTA AD OGGI
 
 
A partire dalla Legge n. 38 del 9 febbraio 1979 sulla cooperazione italiana con i paesi in via di sviluppo, l’Istituto vide un suo progressivo coinvolgimento nei programmi di assistenza tecnica ad iniziative promosse da organismi internazionali o sopranazionali quali FAO e CEE, ma soprattutto responsabilità operative nei programmi e progetti di attività del Dipartimento di Cooperazione allo sviluppo del Ministero degli Affari Esteri.80
L’intensificarsi di tale attività di collaborazione rese indispensabile l’impegno, da parte del Governo Italiano, a presentare un disegno di legge per la ristrutturazione dell’Istituto Agronomico per l’Oltremare, in modo da poter  affiancare alle precedenti mansioni, svolte nel campo della ricerca scientifica e della formazione professionale, una nuova funzione di cooperazione allo sviluppo dei Paesi del Terzo Mondo, in un obiettivo di solidarietà internazionale.81
Attraverso l’indispensabile legge di ristrutturazione, l’Istituto pensava di rimuovere i problemi, determinati da strutture obsolete, dannosa burocratizzazione, scarse disponibilità economiche e debolezza quantitativa e qualitativa del personale.82
L’agognata riqualificazione e l’adeguamento del personale ai nuovi compiti istituzionali fu perseguito  dall’Istituto Agronomico a partire dalla definizione di un organigramma funzionale alle nuove esigenze operative  che, nel privilegiare le specializzazioni dei Laboratori scientifici, finì però per penalizzare le attività di documentazione ed informazione  connesse alla Biblioteca, alla Fototeca, al Laboratorio fotografico e alla pubblicazione della rivista.83
L’orientamento che prevalse, a partire dagli anni Ottanta, disattese  dunque alcune indicazioni di fondo
che erano state alla base stessa della nascita dell’Istituto e la cui importanza, almeno teoricamente, continuò  ad essere sottolineata, come si può evincere da  un verbale del Comitato di amministrazione del novembre 1972  del quale forniamo l'estratto che segue:
Nel disegno di aggiornamento uno degli elementi fondamentali su cui dovrà basarsi l’attività futura dell’Istituto è la creazione di un centro di documentazione ed informazione in funzione interna ed esterna. Il centro sarà costituito avvalendosi dell’ampia disponibilità di mezzi e materiali (biblioteca, fototeca, collezioni, cataloghi, ecc.) in possesso dell’Istituto, opportunamente organizzati per una consultazione rapida ed efficace.84
Il destino della Fototeca venne dunque coinvolto da questa nuova tendenza e dalla volontà di ristrutturare, mettendo da parte tutto ciò che in qualche modo non era più considerato funzionale alle nuove esigenze.
Nei primi anni Ottanta venne, ad esempio, deciso il trasferimento di tutto il materiale che costituiva il patrimonio della Fototeca dal primo piano, dove era alloggiato, al piano terreno dove andò ad occupare due locali un tempo adibiti ad aule per la didattica.85 
Nella nuova sede vennero risistemati i mobili originari provvedendo ad adattarli ai nuovi locali e venne ricollocato tutto il materiale negli armadi originari, i cui vetri furono sostituiti con reti metalliche.
Sebbene l’attività di documentazione fotografica dell’Istituto e dei suoi funzionari sia ufficialmente continuata anche in quegli anni, la sensazione che si ricava dall’analisi del materiale prodotto rivela invece una notevole disattenzione e perdita di interesse per questa funzione istituzionale.
Nel mobile in cui è collocato l'archivio negativi, il materiale è sistemato ordinatamente fino al 1984. 
Il materiale prodotto successivamente non risulta invece né catalogato e neppure sommariamente archiviato. Vari cassetti del  secondo scomparto, con ante a scorrere, contengono buste vuote, caricatori a slitta, numerose scatoline per diapositive, cartoncini bianchi e buste varie contenenti fotografie prive di indicazioni, ma risalenti sicuramente agli anni Ottanta.
Se ne ricava una sensazione di provvisorietà e disordine che contrasta con la preziosità delle informazioni contenute invece negli spazi contenitori superiori e con la meticolosità con cui venivano compilati  gli inventari e  le schede illustrate.
La consuetudine  di consegnare macchine e rulli fotografici ai vari tecnici agrari che si recavano all’estero in missione, e la raccomandazione di documentare il più possibile  le realtà con cui venivano in contatto, venne teoricamente mantenuta  nel tempo ma con risultati non sempre visibili ed apprezzabili. 
Nel corso degli anni Ottanta/Novanta la Fototeca perse dunque la sua  funzione originaria di supporto documentario e scientifico alle varie missioni di studio compiute dal personale dell’Istituto.
 
Nel  1997  la Direzione dell' Istituto Agronomico per l'Oltremare decise di riprendere in mano le sorti della Fototeca per rivitalizzarne l'enorme patrimonio collettivo e renderla di nuovo strumento di consultazione e memoria storica.
Nel perseguire tale obiettivo venne conferita una borsa di studio alla Dottoressa Katia Raguzzoni con l'incarico di procedere al riordino e alla catalogazione di parte del materiale fotografico ivi collocato.86
Nel periodo in cui espletò il suo mandato (1997-1999), la  Dottoressa Katia Raguzzoni provvide alla sistemazione delle foto sciolte e degli album negli armadi di metallo appositamente acquistati e successivamente alla costruzione di un sistema di catalogazione in cui inserire  le informazioni che poteva evincere dal prezioso materiale dell’Archivio.
All'interno del progetto di riordino e valorizzazione del patrimonio documentale dell’Istituto, si  preoccupò in primo luogo di inventariare e quindi di quantificare
numericamente gli album e di rendere accessibili le informazioni  in essi contenute.  
Optò per l'adozione di un sistema di catalogazione “misto” che in parte riutilizzava  il precedente sistema di catalogazione (basato su aree geografiche e missioni di studio), in parte teneva conto delle nascita di nuove nazioni attribuendo ad ogni album, in aggiunta al vecchio numero storico di inventariazione, un numero progressivo accompagnato da una sigla-paese per facilitare l'accorpamento e l'individuazione del materiale.
I 502 album che costituiscono una parte considerevole del patrimonio fotografico dell'Istituto Agronomico (per un totale di 64.336 fotografie), furono dunque ricollocati in tre grandi armadi metallici e accorpati fisicamente secondo grandi aree geografiche (Americhe, Africa, Oceania, Asia, Europa) che, al loro interno, prevedono successive ripartizioni per paese o per nome storico.
Nell'illustrare il progetto di riordino la Dottoressa Raguzzoni indica, a grandi linee, il sistema di catalogazione adottato:
La collezione riguarda principalmente album degli anni Venti e Trenta e alcuni nomi geografici storicamente noti, per necessità di catalogazione, sono stati modificati con i nomi geografici attuali (conservando tuttavia il nome "storico" dei paesi in oggetto); ad esempio per gli album relativi all'Africa Orientale Italiana i paesi di riferimento per la catalogazione sono stati Eritrea, Somalia ed Etiopia. Allo stesso modo per la ricerca di album riguardanti Tripolitania e Cirenaica occorrerà procedere con una ricerca nell'ambito paese Libia, così lo Zaire è da ricercarsi come Congo, la Rodhesia da ricercarsi come Zambia o Zimbabwe, l'Urundi come Burundi, ecc.87 
Non ritenendo opportuno smembrare certi insiemi storici, si sono lasciati fisicamente accorpati pensando  di recuperare poi le informazioni relative al nome geografico del paese, attraverso la catalogazione
informatica. Ad esempio gli album che recavano sul dorso il timbro a secco "Africa Orientale Italiana" sono stati tenuti fisicamente insieme anche se i paesi di riferimento sono Eritrea, Somalia, Etiopia.
In una fase successiva sono state  archiviate  circa cinquemila fotografie sciolte che giacevano disordinatamente negli scatoloni, adottando  elementari norme di conservazione del materiale fotografico quale l'impiego di buste in carta di cotone per contenere le singole fotografie.88 
Una volta  ordinate,  le fotografie  sono state collocate all'interno di 47 contenitori a cartella e di centinaia di buste da lettera  30 x 40 cm, recanti l’intestazione Ministero degli Affari Esteri - Istituto Agronomico per l’Oltremare.
Le buste originarie, prive di indicazioni particolari, a detta della Dottoressa Ragazzoni - incaricata dell’operazione di riordino - non sono state conservate perché danneggiate ma tutte le informazioni sono state diligentemente trascritte nel campo Descrizione del foglio elettronico da lei  creato per il sistema di riordino.
Con la finalità esplicita di creare un "vetrina d'immagini"89 è stato messo on line un sistema di ricerca di immagini sul sito dello IAO. Le fotografie digitalizzate e consultabili sono 584 (una sola foto per album e 86 per le cosiddette foto sciolte).
La ricerca on line avviene compilando il campo "Paese", attraverso la scelta obbligata da un menu, ed il campo non obbligatorio "Parola libera" (free text) che ci sembra rimandare alle informazioni contenute nel campo Descrizione. Ma poiché, come esplicitamente affermato dalla incaricata del progetto di riordino, nel campo descrizione sono stati riportati solo alcuni aspetti descrittivi delle foto contenute negli album, seppur secondo criteri rappresentativi, e non tutte le didascalie originali delle fotografie contenute90, lo strumento di ricerca adottato risulta impreciso.
Le interrogazioni sono inoltre possibili  solo  a patto di conoscere le parole chiave, di cui però non viene fornita lista. 
Non è stata prevista, oltre alla ricerca a testo libero, una ricerca incrociata in campi precostituiti e con una serie di occorrenze a menu come invece, ad esempio, è stato realizzato con il progetto di automazione della Biblioteca dell'Istituto che, nel trasferire i dati bibliografici del catalogo cartaceo nella memoria del computer, ha fornito all'utente la possibilità di fare ricerche per specifici campi (Autore, Editore, Titolo, Soggetto, Collane, Classificazioni), fornendo altresì all'utente remoto  liste precostituite entro cui muoversi per la ricerca di determinati termini o autori.

Daniela Tartaglia